Đạt được hiệu suất vượt trội với AI không chỉ là làm việc nhanh hơn. Những doanh nghiệp thành công thực sự sử dụng AI để vượt ra khỏi bài toán hiệu suất, tái phân bổ thời gian tiết kiệm được vào đổi mới và tạo ra giá trị (như phát triển sản phẩm, dịch vụ tốt hơn). Thực tế cho thấy, các tổ chức đã chuyển đổi sâu với AI có thể cải thiện khả năng sáng tạo và tập trung lên tới gấp đôi so với những tổ chức mới ở giai đoạn đầu.
Vậy làm thế nào để một tổ chức đạt được mức độ chuyển đổi đó? Một bước quan trọng là giúp đội ngũ nhân sự tiếp cận trực tiếp và tích hợp AI vào công việc hàng ngày theo cách thực sự hữu ích. Để hỗ trợ quá trình này, Google đã xây dựng tài liệu hướng dẫn thực tiễn về cách sử dụng Gemini trong công việc.
Một chiến lược triển khai AI hiệu quả cần có định hướng rõ ràng, đi kèm chương trình thử nghiệm (pilot) và các tài nguyên học tập. Khi được hướng dẫn đúng cách, các đội nhóm có thể nhanh chóng khám phá những ứng dụng AI mang lại tác động lớn, từ đó tạo ra kết quả kinh doanh cụ thể. Ví dụ, một đội chăm sóc khách hàng có thể sử dụng Gemini trong Google Workspace để soạn email, chuẩn hóa tài liệu, qua đó vừa tăng năng suất vừa nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Dưới đây là những cách tiêu biểu giúp đội nhóm khai thác Gemini hiệu quả hơn trong công việc.
Bắt đầu với nền tảng: kỹ năng viết prompt
Mọi tương tác với Gemini đều bắt đầu từ prompt — cách bạn đặt câu hỏi hoặc yêu cầu. Đây là nền tảng quan trọng nhất khi học cách sử dụng AI trong công việc.
Một prompt hiệu quả thường bao gồm bốn yếu tố: vai trò (AI đóng vai gì), nhiệm vụ cần thực hiện, bối cảnh liên quan và định dạng đầu ra mong muốn. Ví dụ, bạn có thể yêu cầu Gemini đóng vai một chuyên gia phân tích kinh doanh, tóm tắt các đầu việc quan trọng trong tuần và trình bày dưới dạng bản tóm tắt ngắn gọn cho lãnh đạo.
Nếu chưa quen viết prompt, bạn hoàn toàn có thể nhờ chính Gemini cải thiện câu lệnh ban đầu. Thông thường, prompt càng chi tiết thì kết quả càng chính xác. Ngoài ra, khi làm việc trong các ứng dụng như Gmail, Docs hay Sheets, Gemini có thể tận dụng sẵn dữ liệu trong hệ thống để đưa ra câu trả lời phù hợp hơn.
Ứng dụng Gemini trong từng giai đoạn của dự án
Trong bất kỳ dự án nào, nhân sự tri thức đều phải trải qua các bước như lập kế hoạch, xây dựng nội dung, tổ chức họp và phối hợp công việc. Gemini có thể hỗ trợ xuyên suốt các giai đoạn này.
Ở giai đoạn lập kế hoạch, việc tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn thường rất tốn thời gian. Với NotebookLM, người dùng có thể tải lên tài liệu và yêu cầu AI phân tích, rút ra insight chính ngay lập tức. Điều này giúp tăng tốc quá trình nghiên cứu và ra quyết định.
Khi cần soạn thảo tài liệu, Gemini trong Google Docs có thể giúp tạo nhanh bản đề xuất hoàn chỉnh, thậm chí dựa trên dữ liệu sẵn có trong Google Drive để đảm bảo nội dung có căn cứ rõ ràng.
Trong Google Sheets, việc tạo bảng theo dõi dự án cũng trở nên đơn giản hơn. Chỉ cần mô tả yêu cầu, Gemini có thể tự động tạo bảng với các cột như timeline, stakeholder hay đánh giá rủi ro, giúp người quản lý tập trung vào triển khai thay vì thao tác thủ công.
Tạo nội dung và trình bày chuyên nghiệp hơn
Gemini cũng hỗ trợ mạnh ở khâu trình bày. Trong Google Slides, người dùng có thể tạo hình ảnh minh họa trực tiếp từ mô tả văn bản thay vì tìm kiếm ảnh có sẵn. Đồng thời, tính năng cải thiện slide giúp nâng cấp thiết kế nhanh chóng mà vẫn giữ nguyên nội dung ban đầu.
Điều này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian chuẩn bị, đồng thời đảm bảo bài thuyết trình luôn nhất quán và chuyên nghiệp.
Tối ưu họp và phối hợp nhóm
Ở giai đoạn phối hợp, Gemini giúp đơn giản hóa nhiều thao tác quen thuộc. Trong Gmail, người dùng có thể lên lịch họp ngay trong email mà không cần chuyển qua lại giữa các công cụ.
Trong Google Meet, Gemini có thể tự động ghi chú cuộc họp, xác định các đầu việc quan trọng và hỗ trợ tóm tắt nội dung cho những người tham gia muộn. Điều này giúp cuộc họp diễn ra liền mạch hơn và giảm áp lực ghi chép cho người tham gia.
Giao tiếp rõ ràng và hiệu quả hơn
Trong giao tiếp công việc, Gemini giúp soạn thảo email chuyên nghiệp và đúng trọng tâm. Người dùng có thể yêu cầu AI viết email cập nhật tiến độ, trao đổi với đối tác hoặc điều chỉnh giọng điệu cho phù hợp với từng tình huống.
Đặc biệt, trong những trường hợp nhạy cảm, Gemini có thể gợi ý nhiều cách diễn đạt khác nhau để đảm bảo thông điệp được truyền tải hiệu quả nhất.
Gemini không chỉ giúp đội nhóm làm việc nhanh hơn mà còn giúp họ làm việc thông minh hơn. Khi được tích hợp vào quy trình hàng ngày, AI có thể hỗ trợ từ nghiên cứu, lập kế hoạch, triển khai cho đến giao tiếp, qua đó nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc.
Quan trọng hơn, giá trị thực sự của AI không nằm ở việc tự động hóa, mà ở cách doanh nghiệp tận dụng nó để tạo ra lợi thế cạnh tranh lâu dài.