Trong môi trường làm việc, email là phương thức giao tiếp quan trọng nhưng cũng dễ khiến nhiều người quả tải vì số lượng và áp lực phản hồi nhanh. Việc viết email chuyên nghiệp, đúng ngữ cảnh và tiết kiệm thời gian không phải lúc nào cũng dễ dàng, đặc biệt khi phải xử lý nhiều tình huống khác nhau như trao đổi công việc, phản hồi khách hàng hay giải quyết vấn đề phát sinh. Dưới đây là một số mẫu câu lệnh xử lý email và tạo nội dung phản hồi email bằng ChatGPT.
1. Prompt tóm tắt email siêu nhanh
Hãy tóm tắt email dưới đây trong đúng 3 dòng, bao gồm:
Nội dung chính
Yêu cầu của người gửi
Deadline (nếu có)
Trình bày ngắn gọn, dễ đọc.
2. Prompt trích xuất hành động trong email
Từ email dưới đây, hãy liệt kê:
Các việc cần thực hiện
Mức độ ưu tiên (Cao/Trung bình/Thấp)
Deadline tương ứng (nếu có)
Trình bày dạng danh sách rõ ràng, không bỏ sót.
3. Prompt phân loại email bằng ChatGPT
Phân loại email dưới đây vào một trong 3 nhóm:
Cần phản hồi ngay
Có thể xử lý sau
Không quan trọng
Giải thích ngắn gọn lý do phân loại.
4. Prompt gợi ý phản hồi email
Dựa trên email dưới đây, hãy đề xuất 2–3 cách trả lời:
Giữ giọng điệu lịch sự, chuyên nghiệp
Nội dung rõ ràng, đúng trọng tâm
Mỗi phương án viết ngắn gọn.
5. Prompt viết email phản hồi hoàn chỉnh
Viết một email phản hồi dựa trên nội dung dưới đây, đảm bảo:
Ngắn gọn, súc tích
Đúng trọng tâm
Có lời kêu gọi hành động (CTA) rõ ràng
Giọng điệu chuyên nghiệp, phù hợp bối cảnh
6. Prompt rút gọn email dài
Rút gọn email dưới đây:
Giữ lại ý chính quan trọng
Loại bỏ thông tin dư thừa
Trình bày dễ đọc, rõ ràng
7. Prompt phát hiện rủi ro
Phân tích email dưới đây và chỉ ra:
Các điểm cần chú ý
Rủi ro hoặc khả năng gây hiểu nhầm
Những thông tin cần làm rõ thêm
8. Prompt tạo checklist xử lý
Từ các email dưới đây, hãy tạo:
Danh sách công việc cần làm
Mức độ ưu tiên
Timeline đề xuất
Trình bày như một to-do list rõ ràng, dễ theo dõi
9. Prompt chỉnh giọng điệu email
Viết lại email dưới đây với giọng điệu:
Lịch sự hơn
Chuyên nghiệp hơn
Dễ tạo thiện cảm hơn
Giữ nguyên nội dung chính.
10. Prompt dịch email đa ngôn ngữ
Dịch email dưới đây sang [ngôn ngữ], đảm bảo:
Giữ đúng ý nghĩa
Giọng văn tự nhiên, chuyên nghiệp
Phù hợp môi trường công việc
11. Prompt phát hiện email quan trọng
Đánh giá email dưới đây:
Mức độ quan trọng (Cao/Trung bình/Thấp)
Mức độ khẩn cấp
Có cần phản hồi ngay không
Giải thích ngắn gọn.
12. Prompt tối ưu email trước khi gửi
Kiểm tra email dưới đây và đề xuất cải thiện:
Ngữ pháp, chính tả
Độ rõ ràng
Tính chuyên nghiệp
Sau đó viết lại phiên bản tối ưu hơn.